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L’absence ou la réception tardive par le fonctionnaire d'une lettre l'informant du passage de son dossier au comité médical ou à la commission de réforme peut-elle rendre illégale la décision prise ?

OUI : s’agissant du comité médical, aucun délai précis de prévenance n’est spécifié par les textes et le juge saisi appréciera si le délai laissé à l’agent est « suffisant » pour l’exercice du contradictoire et compte tenu aussi de son éloignement géographique.


Il ne résulte pas des dispositions de l'article 4 du décret du 30 juillet 1987 que le fonctionnaire doive nécessairement être convoqué lors de la séance du comité médical.

En revanche, ces dispositions imposent à l'administration d'informer l'agent de la date à laquelle le comité médical examinera son dossier, de ses droits concernant la communication de son dossier et de la possibilité de faire entendre le médecin de son choix, ainsi que des voies de recours possibles devant le comité médical supérieur.

Pour ce qui concerne la commission de réforme, des délais de prévenance variables selon la fonction publique (Etat, territoriale ou hospitalière) sont prévus par les textes.

- Pour la fonction publique d’Etat un délai minimum de huit jours doit séparer la date à laquelle la consultation du dossier est possible de la date de la réunion de la commission de réforme.

- Pour les fonctions publiques territoriale et hospitalière, le secrétariat de la commission de réforme convoque les membres titulaires et l'agent concerné au moins quinze jours avant la date de la réunion. 

Dix jours au moins avant la réunion de la commission, le fonctionnaire est invité à prendre connaissance, personnellement ou par l'intermédiaire de son représentant, de son dossier, dont la partie médicale peut lui être communiquée, sur sa demande, ou par l'intermédiaire d'un médecin.

« Le délai de 10 jours constitue une formalité substantielle afin que l'agent soit mis à même de se défendre, notamment en ce qui concerne les éléments médicaux de son dossier ; qu'à cet égard, la circonstance que l'intéressée a été présente à la séance du 28 juin 2007 ne permet pas, à elle seule, d'établir qu'elle aurait disposé d'un délai suffisant pour organiser sa défense ; l’indication du délai de convocation de­vant la commission de réforme est une « formalité subs­tantielle » permettant à l’agent d’être mis en mesure de se défendre.»

Cour Administrative d'Appel de Marseille, 2ème chambre - formation à 3, 15/04/2011, 09MA00456, Inédit au recueil Lebon

« Mme B...fait valoir qu'elle n'a pas été convoquée à la séance du 5 septembre 2013, au cours de laquelle le comité médical départemental devait examiner sa demande de congé de longue maladie, ni même informée de la tenue de cette séance et de ses droits. Il ne résulte pas des dispositions précitées de l'article 4 du décret du 30 juillet 1987 que le fonctionnaire doive nécessairement être convoqué lors de la séance du comité médical. En revanche, ces dispositions imposent à l'administration d'informer l'agent de la date à laquelle le comité médical examinera son dossier, de ses droits concernant la communication de son dossier et de la possibilité de faire entendre le médecin de son choix, ainsi que des voies de recours possibles devant le comité médical supérieur. Même si, comme le fait valoir la commune, ces dispositions n'imposent pas non plus qu'une telle information soit faite par lettre recommandée avec accusé de réception, en se bornant à produire la copie d'un courrier en date du 20 août 2013 adressé à Mme B..., l'informant de la date de la tenue du comité médical et de ses droits, sans justifier de ce que ladite information aurait été notifiée à l'intéressée, qui conteste l'avoir reçue, la décision par laquelle le maire de la commune de Villenave d'Ornon a rejeté la demande de congé longue maladie présentée par Mme B...doit être regardée comme ayant été prise à l'issue d'une procédure irrégulière. Il résulte de ce qui précède que la commune n'est pas fondée à se plaindre de ce que, par le jugement attaqué n° 1402256, 1403132, le tribunal administratif de Bordeaux a annulé la décision du 16 juin 2014 portant rejet de la demande de congé de longue maladie de Mme B... et a enjoint à la commune de réexaminer la situation de l'intéressée. »

CAA de BORDEAUX, 6ème chambre - formation à 3, 03/01/2017, 15BX02052, Inédit au recueil Lebon

La preuve de la date de réception incombe toujours à l'administration.(TA CERGY-PONTOISE, 02 décembre 2010, Commune de Bagnolet, n°0607902)

La jurisprudence constante rappelle que le courrier simple, même quand il est doublé par la collectivité  ne permet absolument pas de prouver sa bonne réception, ce qui se comprend aisément du fait de l’impossibilité de s’assurer que le destinataire ait bien reçu le pli.

TA Versailles 24 juin 2008, Cne La Verrière, n° 0701618 et 0701409.

L’absence, ou l’irrégularité de la convocation entraîne nécessairement l’annulation de la décision.

Pour un cas de convocation ne mentionnant pas le droit à consulter son dossier, voir TA Melun 12 juin 2013, Cne Villejuif, n° 1101718/14, 1103582/14 et 1103690/14.

1 - S’agissant du comité médical : aucun délai précis de prévenance n’est spécifié par les textes et le juge saisi appréciera si le délai laissé à l’agent est suffisant pour l’exercice du contradictoire et compte tenu de son éloignement géographique.

11 - Lorsque l’agent n’a pas été informé du tout par l’administration de la date de réunion du comité médical, la décision qui en découlera sera entachée d’illégalité et annulée par le juge administratif.

Conseil d'Etat, 8ème sous-section jugeant seule, du 25 novembre 2005, 263068, inédit au recueil Lebon

« Considérant qu'il résulte des pièces du dossier que Mme X n'a été informée par l'administration, préalablement à la réunion du comité médical qui devait examiner son cas, ni de la date de cette réunion, ni de la faculté dont elle disposait de faire entendre un médecin de son choix ; que cette omission a eu pour effet d'entacher la régularité de la procédure suivie devant le comité ; que, par suite, Mme X est fondée à soutenir, sans qu'il soit besoin d'ordonner une expertise médicale, que les décisions attaquées ont été prises à la suite d'une procédure irrégulière et sont entachées d'excès de pouvoir ; »

Voir aussi : Tribunal administratif de Lille, 25 septembre 2012, n° 1003133

12 - Lorsque l’agent a été informé tardivement par l’administration de la date de réunion du comité médical, la décision qui en découlera sera entachée d’illégalité et annulée par le juge administratif.

  • Lorsque l’agent a accusé réception de la lettre l'informant de l'examen de son dossier médical par le comité médical 48 heures avant la réunion de ce dernier.

Cour administrative d'appel de Paris, 4e chambre, du 7 mai 1998, 97PA00013, mentionné aux tables du recueil Lebon

« Agent contractuel qui, après avoir été placé en congé de maladie, puis mis en disponibilité d'office a été radié des cadres pour inaptitude physique. N'ayant accusé réception de la lettre l'informant de l'examen de son dossier médical par le comité médical que 48 heures avant la réunion de ce dernier, l'intéressé n'a pu, par suite, faire usage ni de son droit d'obtenir communication des conclusions de l'expert ayant procédé à son examen, ni de celui de faire entendre par ledit comité le médecin de son choix comme il est prévu par les dispositions de l'article 18 du décret 86-442 du 14 mars 1986. Irrégularité de la procédure suivie. »

  • Lorsque l’agent qui en avait fait la demande n’a eu connaissance des résultats de l'expertise du médecin agréé que la veille de la réunion du comité médical et ayant, par suite, été dans l'impossibilité de faire entendre par ce comité son médecin personnel.

Conseil d'Etat, 9 / 8 SSR, du 25 novembre 1994, 145310, mentionné aux tables du recueil Lebon

« Agent de centre hospitalier spécialisé ayant fait l'objet d'une procédure de mise en congé de longue maladie à l'initiative de l'autorité investie du pouvoir de nomination. N'ayant eu connaissance des résultats de l'expertise du médecin agréé qui avait procédé à son examen que la veille de la réunion du comité médical et ayant, par suite, été dans l'impossibilité de faire entendre par ce comité son médecin personnel, l'intéressé n'a pu faire usage du droit de réplique prévu par les dispositions de l'article 9 du décret n° 88-386 du 19 avril 1988 relatif aux congés de maladie des agents de la fonction publique hospitalière. »

  • Un délai de 12 jours est insuffisant pour un agent qui réside à la Réunion et pour lequel le comité médical se réunit à Marseille.

Cour Administrative d'Appel de Marseille, 8ème chambre - formation à 3, 09/05/2012, 10MA00594, Inédit au recueil Lebon

« Considérant qu'il ressort des pièces du dossier que la lettre du 8 juillet 2004, par laquelle Mme A a été informée que le comité médical se réunirait le 20 juillet 2004 en vue d'examiner son dossier, a été présentée à l'adresse de l'intéressée à La Réunion, où l'administration savait qu'elle résidait avec sa fille, le 17 juillet 2004, et retirée par Mme A au mieux le jour même, sinon le 19, selon les mentions non concordantes portées sur l'accusé-réception versé au dossier ; qu'en tout état de cause, le délai ainsi laissé à Mme A était insuffisant pour lui permettre de défendre ses droits auprès du comité médical qui se réunissait à Marseille, en faisant parvenir ses observations ou se faire représenter par un médecin de son choix ; que, dans ces conditions, la tardiveté de la convocation à la séance du comité médical ayant porté atteinte au caractère contradictoire de la procédure instituée par les dispositions précitées, l'avis émis le 20 juillet 2004 par le comité médical est irrégulier ; que, par conséquent, l'arrêté du 21 mars 2005, qui a été pris au vu de cet avis et qui renouvelait le congé de longue durée de Mme A pour une période de 6 mois à compter du 5 septembre 2004, est intervenu au terme d'une procédure irrégulière. »

2 - S’agissant de la commission de réforme : des délais de prévenance variables selon la fonction publique (Etat, territoriale ou hospitalière) sont prévus par les textes.

21 - Pour la fonction publique d’Etatl’article 19 du décret du 14 mars 1986 dispose que « Le fonctionnaire est invité à prendre connaissance, personnellement ou par l'intermédiaire de son représentant, de la partie administrative de son dossier. Un délai minimum de huit jours doit séparer la date à laquelle cette consultation est possible de la date de la réunion de la commission de réforme ; il peut présenter des observations écrites et fournir des certificats médicaux. »

22 - Pour les fonctions publiques territoriale et hospitalière, l’article 14 de l’arrêté du 4 août 2004 relatif aux commissions de réforme des agents de la fonction publique territoriale et de la fonction publique hospitalière indique que « Le secrétariat de la commission de réforme convoque les membres titulaires et l'agent concerné au moins quinze jours avant la date de la réunion. La convocation mentionne la liste des dossiers à examiner, les références de la collectivité ou de l'établissement employeur, l'objet de la demande d'avis. Chaque dossier à examiner fait l'objet, au moment de la convocation à la réunion, d'une note de présentation, dans le respect du secret médical. »

L’article 16 de l’arrêté précité dispose que : « Dix jours au moins avant la réunion de la commission, le fonctionnaire est invité à prendre connaissance, personnellement ou par l'intermédiaire de son représentant, de son dossier, dont la partie médicale peut lui être communiquée, sur sa demande, ou par l'intermédiaire d'un médecin ; il peut présenter des observations écrites et fournir des certificats médicaux. La commission entend le fonctionnaire, qui peut se faire assister d'un médecin de son choix. Il peut aussi se faire assister par un conseiller. »

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