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Le nouveau cadre réglementaire en matière de tenue et de gestion de l’état civil

La loi no 2016-1547 du 18 nov. 2016 de modernisation de la justice du XXIe siècle a eu pour ambition de moderniser la tenue et la gestion de l’état civil notamment par la reconnaissance de l’utilisation des nouvelles technologies par les officiers de l’état civil tout en garantissant, par un cadre réglementaire, la sécurisation des données de l’état civil gérées au quotidien par nos communes. Le décret no 2017-890 du 6 mai 2017 (JO du 10) constitue un des nombreux décrets d’application de cette loi. Il est pris en application de l’art. 51 relatif à la mise en œuvre des traitements automatisés par les communes en matière d’état civil, des art. 53 et 114 portant sur la publicité des actes de l’état civil, de l’art. 55 sur la procédure d’annulation et de rectification des erreurs matérielles des actes de l’état civil et de l’art. 57, II, 1°, en matière de déclaration conjointe de changement de nom. Mais ce décret ne se limite pas au seul objectif de fixer les mesures d’application de la loi nouvelle, il modernise l’ensemble des règles régissant la tenue et la gestion de l’état civil et les regroupe en un seul corpus de règles. En cela, il remplace et abroge les décrets no 62-921 du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l’état civil et no 51-284 du 3 mars 1951 relatif aux tables annuelles et décennales de l’état civil. Établissement des actes de l’état civil et tenue des registres - Le décret fixe les règles portant sur l’établissement des actes de l’état civil et la tenue des registres. Il tire les conséquences de l’utilisation de l’informatique pour établir les actes, il encadre les traitements automatisés des données de l’état civil en posant le principe d’un hébergement de celles-ci dans la sphère publique, au sein de la commune tout en permettant à cette dernière de déléguer cet hébergement au département, à la région, à un établissement public de coopération intercommunale ou à toute personne morale de droit public. L’hébergement par une entreprise privée est également autorisé sous ré- serve que la société soit établie en France et que l’hébergement des données de l’état civil s’effectue sur le territoire national. L’hébergement en nuage, dans un cloud privé, des données de l’état civil est dès lors interdit. Ces mesures permettent ainsi d’assurer un contrôle des données par les parquets en application de la loi française et d’éviter une perte ou fuite de celles-ci (art. 11 s.). Dispense des registres en double exemplaire - Le décret fixe les conditions de sécurité requises pour permettre aux communes utilisant un traitement automatisé des données de l’état civil d’être dispensées d’établir les registres en double exemplaire en application du nouvel art. 40 c. civ. créé par la loi du 18 nov. 2016. Ainsi pour qu’une commune soit dispensée d’établir un double des registres, le maire doit attester auprès du procureur de la République que le traitement automatisé est hébergé sur un site distinct de celui où sont tenus les registres des actes de l’état civil, qu’il permet un délai de mise à jour des données inférieur à 24 heures et qu’il assure le transfert du registre au service d’archives compétent. Le traitement doit être mis en œuvre sur des infrastructures conservées dans des locaux répondant à des conditions de sécurité et de sûreté adaptées. Ces conditions techniques seront définies par arrêté à venir. Ce même arrêté fixera également le modèle d’attestation de conformité du maire donnant lieu à dispense d’établissement du registre en double exemplaire, la dispense prenant effet au 1er janvier de l’année qui suit (art. 13). Perte des actes - La procédure de reconstitution des actes de l’état civil et des registres détruits, perdus ou inexploitables désormais régie par ce seul texte est également simplifiée par l’utilisation des données de l’état civil (art. 14 s.). Publicité des actes - Le décret clarifie et modernise les règles relatives à la publicité de l’état civil notamment en distinguant le régime de la délivrance des copies et extraits des actes de l’état civil avec celui de l’accès aux archives publiques régies par le code patrimoine, mais aussi en conférant au partenaire d’un pacs le même droit d’accès aux actes de l’état civil que celui dont bénéficie déjà le conjoint et enfin en donnant cet accès aux généalogistes dans le cadre de leurs recherches des héritiers ou des bénéficiaires de contrats d’assurance vie. Les conditions de délivrance sont également modifiées pour protéger les personnes en limitant l’accès de certains actes de décès dont la communication est susceptible de porter atteinte à leur sécurité (art. 30). Parmi les modes de publicité, le décret traite enfin de la procédure de vé- rification sécurisée des données à caractère personnel contenues dans les actes de l’état civil mise en œuvre par la plateforme de routage dénommée COMEDEC (Communication électronique de données d’état civil) exploitée par l’agence nationale des titres sécurisés (ANTS). Afin d’aider les communes dans le déploiement de ce dispositif, celles-ci percevront, pendant une durée de 7 ans, une rétribution de l’État sur les recettes générées par COMEDEC calculée au prorata des vérifications effectuées au profit des notaires et à partir d’un seuil minimal (art. 39 s.).Annulation et rectification des actes - Le décret ré- organise les dispositions du code de procédure civile relatives à l’annulation et à la rectification des actes de l’état civil et fixe la liste des erreurs ou omissions pouvant être réparées par l’officier de l’état civil en application de l’art. 99-1 c. civ. tel qu’issu de l’art. 55 de la loi du 18 nov. 2016 (C. pr. civ., art. 1046 à 1055). Violences familiales et nom de famille – Enfin, le décret procède à diverses coordinations notamment en matière familiale en adaptant les dispositions du code de procédure civile en matière de violences conjugales suite à l’entrée en vigueur de la loi no 2014-873 du 4 août 2014 pour l’égalité réelle entre les femmes et les hommes (C. civ., art. 1136-7 et 1136-9) ou encore, en matière de nom de famille en adaptant le décret no 2004-1159 du 29 oct. 2004 modifié portant application de la loi no 2002-304 du 4 mars 2002 avec les dispositions nouvelles de l’art. 57 de la loi du 18 nov. 2016 permettant au parent empêché de se faire représenter pour effectuer une dé- claration conjointe de changement de nom pour son enfant auprès de l’officier de l’état civil. Poursuivant l’objectif de simplification des démarches des usagers, la compétence territoriale de l’officier de l’état civil du lieu où demeure l’enfant est ainsi supprimée (Décr. no 2004-1159 du 29 oct. 2004, art. 10 et 13. – v. Dossier « Nom-Prénom », à paraître au mois de juillet-août). Entrée en vigueur - Les dispositions modifiant le code de procédure civile en matière de violences conjugales et d’annulation et de rectification des actes de l’état civil sont entrées en vigueur le 11 mai dernier, les autres dispositions du décret du 6 mai 2017 entreront en vigueur le 1er novembre prochain. Si les actes de l’état civil, actes à valeur authentique, demeurent établis sous format papier, ce décret marque une nouvelle étape dans la dématérialisation de la gestion de l’état civil avant une dématérialisation complète de la tenue l’état civil pour un état civil numérique. Le décret no 2017-890 du 6 mai 2017 allie ainsi pragmatisme, modernité et sécurité des personnes

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