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Recommandations sur la copropriété

COPROPRIETE

Objet : Recommandations sur la copropriété

LA RECOMMANDATION N° 13 DU 8 JUILLET 2010

La recommandation n° 13 du 8 Juillet 2010 relative au Conseil Syndical avait pour objet de rappeler, notamment, que parmi les organes essentiels du Syndicat des Copropriétaires, le Conseil Syndical joue un rôle particulièrement important.

Toutefois, l'Assemblée Générale peut décider à la majorité de l'article 26 de ne pas constituer de Conseil Syndical.

Aux termes de cette recommandation, il est rappelé de ne pas sous-estimer le rôle du Conseil Syndical et de mettre à sa disposition les moyens et informations dont il a besoin ou qu'il demande.

Cette recommandation précise la composition du Conseil Syndical (I), décrit ses missions (II), puis ses règles de fonctionnement (III).

Aux termes de cette circulaire un certain nombre de recommandations sont faites tant à l'égard des rédacteurs du règlement de copropriété, qu'à l'égard du Syndic de Copropriété, du Conseil Syndical et des Copropriétaires.

- I -

La constitution du Conseil Syndical

La Commission, relative à la copropriété, recommande :

1° Aux rédacteurs des règlements de copropriété :

- de prévoir, lors de l'établissement des règlements de copropriété, les clauses fixant les règles relatives au conseil syndical (composition, organisation et fonctionnement) en tenant compte de la spécificité du syndicat (par exemple : existence ou non d'un syndicat secondaire, nombre de lots, diversité de l'usage des lots...) ;

- spécialement de veiller à ce que le conseil syndical soit composé d'un nombre impair de membres (non inférieur à trois) pour permettre de dégager une majorité.

2° Aux syndics, pour les syndicats existants, et notamment en cas de silence ou d'insuffisance du règlement de copropriété :

- de soumettre, dans ces cas, à l'assemblée générale, statuant à la majorité de l'article 24 de la loi, et non plus seulement à celle qui nomme les membres du conseil syndical, et après avis de ce conseil, s'il existe, les règles relatives à la composition, à l'organisation et au fonctionnement du conseil syndical dans les conditions de l'article 22 du décret du 17 mars 1967 modifié ; à défaut par le syndic, une demande accompagnée du projet de résolution peut être formée par le conseil syndical ou par tout copropriétaire, conformément aux dispositions de l'article 10 du décret du 17 mars 1967 ;

- d'inclure la question de la désignation des membres du conseil syndical dans l'ordre du jour de l'assemblée générale devant procéder à cette désignation, sans que le projet de résolution indique nécessairement le nom des candidats ;

- si le conseil syndical n'est plus régulièrement constitué, de convoquer une assemblée générale en fonction de l'éloignement de l'assemblée générale annuelle afin d'éviter que le syndicat soit trop longtemps dépourvu de conseil valablement constitué ;

- de recommander à l'assemblée générale d'élire un ou des conseillers remplaçants pour la durée du mandat restant à courir du ou des conseillers qu'ils remplacent, étant observé que le fait que le conseil syndical ne soit plus valablement constitué n'a pas pour effet d'entacher la validité des mandats confiés aux autres membres titulaires du conseil syndical.

3° Aux copropriétaires :

- de veiller à ce que la décision de ne pas instituer de conseil syndical soit exceptionnelle, eu égard à son rôle essentiel ;

- de tenir compte, dans la mesure du possible, des compétences techniques des copropriétaires (ingénieur, comptable, juriste, professionnels du bâtiment...) ;

- de prévoir, autant que possible, dans la composition du conseil syndical : la représentation des différents intérêts qui peuvent exister parmi les copropriétaires (par exemple, copropriétaires bailleurs et copropriétaires occupants, usage d'habitation, professionnel ou commercial, et en l'absence de syndicat secondaire, pluralité de bâtiments...) ;

- de fixer la durée des fonctions des membres du conseil syndical en précisant la date de prise d'effet et la date d'expiration du mandat, rappel fait que cette durée ne peut excéder trois ans renouvelables ;

- de prévoir, lors de la désignation des membres titulaires, la désignation des membres suppléants pour éviter que le conseil ne soit plus constitué valablement si plus d'un quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit, étant observé que les membres suppléants remplacent les membres titulaires en cas de cessation de leurs fonctions pour la durée du mandat de chacun de ceux-ci restant à courir et dans l'ordre de leur élection.

4° A la personne qui préside l'assemblée générale des copropriétaires :

- d'accepter les candidatures aux fonctions de membre du conseil syndical, déclarées même au cours de l'assemblée générale et même lorsque le projet de résolution comporte le nom de candidats, au moment où est abordée la rubrique de désignation des membres du conseil syndical ;

- de veiller, en cas de droits concurrents sur un lot, à ce qu'il n'y ait qu'un seul candidat pour ce lot ;

- de vérifier l'éligibilité des candidats au regard de l'article 21 de la loi ;

- de refuser qu'il soit procédé à un vote « groupé » en cas d'opposition expresse d'un copropriétaire ou si le nombre de candidats dépasse le nombre de sièges à pourvoir.

- II -

La mission du Conseil Syndical

La Commission recommande :

1° Au syndic :

- d'adresser à tout nouveau copropriétaire une note d'information sur l'organisation du syndicat, notamment sur le rôle du conseil syndical consistant à faciliter la gestion de l'immeuble et à servir ;de trait d'union; entre le syndic et les copropriétaires ;

- de faciliter l'accomplissement de sa mission par le conseil syndical, de ne pas faire obstacle à sa mission de contrôle et de demander son assistance lorsqu'il l'estime nécessaire ou opportun ;

- de notifier, au plus tard en même temps que l'ordre du jour de l'assemblée générale, l'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire ;

- de prévoir dans le budget du syndicat une ligne « dépenses du conseil syndical » qui sera soumise au vote de l'assemblée générale en même temps que l'ensemble du budget.

2° Au conseil syndical :

- de faire connaître ses avis sur les questions relevant de sa mission.

Quand l'avis du conseil syndical est obligatoire, celui-ci doit être pris par écrit.

Tous autres avis doivent être, si possible, consignés dans un registre ouvert à cet effet ;

- d'établir le compte-rendu de l'exécution de sa mission qu'il est souhaitable de transmettre au syndic en vue de la notification prévue au 3o du II de l'article 11 du décret du 17 mars 1967 ;

- de chiffrer et justifier des dépenses budgétaires annuelles nécessaires à son fonctionnement, à l'accomplissement de sa mission de contrôle et d'assistance, dans les limites de la ligne budgétaire votée.

Les délégations de pouvoir données au Conseil Syndical

La Commission recommande :

1° Au syndic :

- d'inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale, lorsque cela s'avère nécessaire et après concertation avec le conseil syndical, un projet de résolution relatif à une délégation de pouvoir au conseil syndical ou à un membre de celui-ci, ne portant délégation que pour un acte ou une décision expressément déterminée, visée à l'article 24 de la loi.

2° Au conseil syndical :

- de refuser la délégation de pouvoir comportant un mandat général ;

- de se conformer au contenu précis de la délégation et de rendre compte à l'assemblée générale de l'exécution de cette délégation, un rapport écrit mis à disposition des copropriétaires pouvant être établi.

La mission de la tenue des Assemblées Générales

La Commission recommande au syndic et au conseil syndical :

1° Avant la tenue de l'assemblée générale :

- que le syndic n'omette pas d'établir l'ordre du jour en concertation avec le conseil syndical ;

- que le conseil syndical soit associé à l'élaboration du budget prévisionnel pour qu'il puisse exercer son contrôle et donner son avis ;

- que le conseil syndical veille à ce que l'ordre du jour prenne en compte les questions notifiées par les copropriétaires ou par le conseil syndical ;

- que soient joints à l'ordre du jour les avis écrits du conseil syndical pour tous les contrats ou marchés dont le coût dépasse le montant voté par l'assemblée générale en application du 2e alinéa de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965, ainsi que le compte-rendu d'exécution de sa mission.

2° Au cours de l'assemblée générale :

- que soit présenté le compte-rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical, donnant notamment toute information sur la comptabilité du syndicat, les conditions de conclusion et d'exécution des marchés et de tous autres contrats, ainsi que sur l'activité du conseil syndical.

- III -

Le fonctionnement du Conseil Syndical

La Commission recommande :

1° Aux membres du conseil syndical :

- d'élire un président, ce qui relève de la compétence exclusive du conseil ;

- de désigner son président dès sa première réunion, le conseil syndical étant convoqué à cet effet par son doyen d'âge ;

- si le règlement de copropriété ne le prévoit pas, de désigner le président du conseil à la majorité des membres de ce conseil et, faute de majorité absolue, à la majorité relative ;

- d'élaborer un règlement du fonctionnement du conseil syndical, si le règlement de copropriété n'en contient pas ;

- de tenir un registre des avis du conseil syndical ;

- de prévoir, dans le budget prévisionnel soumis au vote de l'assemblée générale, une ligne « dépenses du conseil syndical » affectée au fonctionnement de ce conseil notamment pour permettre, le cas échéant, la rémunération de toute personne de son choix ;

- d'assurer la permanence de l'information donnée aux copropriétaires sur l'activité et les avis du conseil syndical ;

- d'assurer effectivement l'exécution des missions d'assistance et de contrôle, qui lui sont dévolues à l'exclusion des pouvoirs de décision, qui sont de la compétence de l'assemblée générale et du syndic, sous réserve d'une délégation de pouvoir ;

- d'utiliser la possibilité de recevoir des missions ou délégations de l'assemblée générale votées à la majorité de l'article 25, étant rappelé que la délégation de pouvoir ne peut lui être donnée que pour les seules décisions relevant de la majorité relative (article 24) et qu'elle est assortie d'un formalisme imposant la notification, au plus tard en même temps que l'ordre du jour de l'assemblée générale, d'un « projet de résolution » ;

- d'utiliser, comme indiqué ci-dessus, la possibilité de se faire assister par toute personne de son choix, en fixant avec elle les conditions de paiement des honoraires, frais et débours, sauf si elles sont déjà déterminées dans le règlement de copropriété, éventuellement modifié ou complété par décision de l'assemblée générale.

2° Au président du conseil syndical :

- dès sa désignation, d'en aviser le syndic ;

- de s'assurer que son nom figure sur le registre des mandats que doit tenir le syndic professionnel afin d'être prévenu par l'organisme garant en cas de cessation de la garantie financière couvrant les activités de ce syndic ;

- de transmettre à chacun des membres du conseil syndical la teneur de la communication écrite qu'il a reçue ès qualités, notamment dans le cas de l'article 29-1A.

La responsabilité du Conseil Syndical

La Commission recommande que la responsabilité de chacun des membres du conseil syndical soit couverte par une assurance souscrite aux frais du syndicat.

Les archives

La Commission recommande :

1° Au nouveau syndic :

- d'adresser au conseil syndical, sans délai, copie du bordereau de transmission des archives ;

- de formuler des réserves, sous sa responsabilité, dans la mesure où les documents et archives transmis ne correspondent pas au bordereau remis.

2° Au président du conseil syndical :

- d'informer, si nécessaire, le nouveau syndic que certaines archives du syndicat n'ont pas fait l'objet de transmission par l'ancien syndic ;

- s'il envisage d'engager une action tendant à la remise des fonds et archives détenus par l'ancien syndic, de le faire en concertation avec le nouveau syndic ou l'administrateur provisoire éventuellement désigné ;

- d'engager lui-même la procédure prévue à l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 dès lors que, à la suite d'une mise en demeure restée infructueuse, le nouveau syndic n'a pas lui-même engagé cette procédure.

LA RECOMMANDATION n°13bis du 5 JANVIER 2011

La recommandation 13 bis fait suite à la recommandation n° 13 relative au conseil syndical et s'attache plus particulièrement aux cas particuliers que constituent les dispositions spécifiques prévues pour les syndicats secondaires, la procédure d'alerte, les « copropriétés en difficulté », les unions de syndicats, les résidences-services et les syndicats coopératifs.

La Commission, relative à la copropriété recommande :

1° Quant à la composition du conseil syndical du syndicat principal de tenir compte, spécialement quant au nombre de ses membres, des dispositions fixant impérativement les modalités de représentation du ou des syndicats secondaires au sein du conseil syndical du syndicat principal.

2° Quant à la désignation des copropriétaires appelés à représenter le ou les syndicats secondaires au sein du conseil syndical du syndicat principal de veiller à ce que cette désignation soit faite de manière à prévenir les conflits d'intérêts entre le syndicat principal et le ou les syndicats secondaires, et à ce qu'un même copropriétaire ne représente pas plusieurs syndicats secondaires ;

3° Quant aux liens à établir entre le conseil syndical du syndicat principal et le ou les conseils syndicaux du ou des syndicats secondaires :

- d'organiser, autant que faire se peut, une relation entre ces différents conseils. Spécialement, il peut être envisagé de tenir des réunions communes de l'ensemble de ces conseils syndicaux ou, si l'on préfère, entre leurs présidents, ou en constituant des commissions de travail spécialisées pour assurer une coordination au cas où des problèmes se poseraient de façon identique entre les différents syndicats, l'une de ces possibilités n'excluant pas les autres ;

- de transmettre copie des procès-verbaux du conseil syndical du syndicat principal par le président de ce conseil syndical aux syndic(s) et président(s) du ou des conseils syndicaux du ou des syndicats secondaires, à charge pour le président d'en informer le conseil syndical du syndicat secondaire.

4° Quant à la procédure d'alerte

1° Au syndic

- lorsque le seuil de 25 % d'impayés est atteint au sens de l'article 61-2 du décret, d'en informer immédiatement le président et chacun des membres du conseil syndical, par dérogation aux dispositions de l'article 26 du décret prévoyant la communication au président du conseil syndical ;

- d'inviter alors le président du conseil syndical à réunir rapidement ce conseil aux fins d'examiner la situation ;

- lors de cette réunion, d'indiquer aux membres du conseil syndical les pièces qui accompagneront la requête ;

- de joindre à la requête la liste des membres du conseil syndical ;

- après le dépôt du rapport du mandataire ad hoc, s'il en a été désigné un, d'élaborer, en concertation avec le conseil syndical, les projets de résolution nécessaires à la mise en oeuvre de ce rapport.

2° Au président du conseil syndical :

- de réunir rapidement le conseil syndical dès lors qu'il est informé par le syndic que le seuil de 25 % d'impayés au sens de l'article 61-2 du décret est atteint ;

- de communiquer à chacun des membres du conseil le rapport du mandataire ad hoc dès réception.

3° Au conseil syndical :

- à défaut pour le syndic de l'avoir fait, d'informer rapidement les copropriétaires que le seuil d'impayés est atteint, en raison de l'intérêt qui s'attache à cette information ;

- d'examiner avec les copropriétaires l'opportunité de la saisine en référé par des copropriétaires représentant ensemble 15 % des voix du syndicat des copropriétaires et de rechercher les pièces à joindre à l'assignation ;

- d'assister, pour chacun de ses membres, à la réunion destinée à examiner la situation afin de préparer efficacement une éventuelle audition par le président du tribunal de grande instance ;

- d'assister si nécessaire le mandataire ad hoc dans les actions de médiation et de négociation qu'il envisagera de mener ;

- de solliciter, le cas échéant, une réunion avec le syndic pour la mise en oeuvre du rapport du mandataire ad hoc.

Les « copropriétés en difficulté »

La Commission recommande :

1° A l'administrateur provisoire, sauf dans le cas où il a reçu tous les pouvoirs du conseil syndical :

- de se préoccuper de l'existence d'un conseil syndical dès sa désignation afin de travailler de concert avec lui et de recueillir l'avis du conseil syndical lorsqu'il est obligatoire ;

- de recueillir l'avis du conseil syndical dans le cas prévu à l'article 62-7 du décret et pour ceux des pouvoirs qu'il a conservés ;

- de convoquer le conseil syndical aux fins de donner son avis sur les suites à donner à la remise de son pré-rapport ;

- d'assurer la désignation des membres du conseil syndical lorsque leur mandat vient à expiration ;

2° Au conseil syndical :

- de veiller que sa consultation par le syndic aux fins d'obtenir la désignation d'un administrateur provisoire, soit consignée par écrit pour qu'elle soit remise au président du tribunal de grande instance saisi ;

- de veiller à ce que l'administrateur provisoire le convoque aux fins de donner son avis sur les suites à donner à la remise de son pré-rapport ;

3° Au président du conseil syndical :

- de solliciter son audition par le président du tribunal de grande instance pour exposer ses observations sur la situation du syndicat et sur l'état de l'immeuble, ainsi que les démarches qu'il a effectuées ;

- de préparer son audition par le président du tribunal de grande instance, préalablement à la prise de décision de celui-ci, si possible avec tous les membres du conseil syndical ;

- de réclamer, s'il ne les a pas reçus, le pré-rapport et le rapport déposés par l'administrateur provisoire au secrétariat-greffe de la juridiction compétente ;

- de demander à l'administrateur provisoire de convoquer le conseil syndical aux fins de donner son avis sur les suites à donner à la remise de son pré-rapport.

Les unions de syndicats

La Commission recommande :

1° Au président du conseil de l'union de transmettre l'ordre du jour de l'assemblée générale aux syndics des syndicats membres de l'union ;

2° Au conseil syndical d'émettre un avis écrit, quand il est saisi par le syndic à défaut de l'assemblée générale des copropriétaires, sur les questions portées à l'ordre du jour de l'assemblée générale de l'union ;

3o Plus généralement de se reporter, sauf dispositions contraires, à l'ensemble des recommandations émises dans la recommandation no 13 en ce qui concerne la constitution, les missions et le fonctionnement du conseil syndical, applicables au conseil de l'union ;

Les « résidences services »

La Commission recommande :

1° Au syndic :

- de rappeler à l'assemblée générale des « résidences-services » que l'élection d'un conseil syndical est obligatoire ;

a) dans l'hypothèse où le conseil syndical n'a pas reçu la délégation prévue à l'article 41-2 de la loi :

- de consulter le conseil syndical sur le projet de convention concernant la fourniture de services spécifiques confiée à un tiers ;

- de notifier, avec l'ordre du jour, l'avis écrit du conseil syndical sur le projet de convention et son bilan prévus à l'article 41-2 de la loi et à l'article 39-3 du décret, ainsi que le compte-rendu de l'exécution de sa mission élaboré par le conseil syndical ;

- de faciliter la mission du conseil syndical en ce qui concerne la surveillance de l'exécution des services par le syndicat lui-même.

b) dans l'hypothèse où le conseil syndical a reçu la délégation prévue à l'article 41-2 de la loi :

- d'exécuter les décisions prises par le conseil syndical en vertu de cette délégation, et, en cas de difficulté, de prendre les mesures adéquates à l'égard du tiers prestataire ;

2° Au président du conseil syndical :

- de préparer avec les membres du conseil syndical son audition par le juge lorsque celui-ci la requiert en application de l'article 39-6 du décret ;

- lorsqu'il y a délégation, d'organiser des réunions pour la prise de décision.

3° Au conseil syndical :

- de n'accepter sa délégation que s'il s'estime compétent pour la mener à bien ;

a) dans l'hypothèse où il n'a pas reçu la délégation prévue à l'article 41-2 de la loi :

- de donner au syndic son avis écrit sur le projet de convention en vue de la fourniture des services spécifiques confiée à un tiers ;

- de surveiller l'exécution de la ou des conventions, conformément aux modalités prévues dans la convention, et de signaler immédiatement au syndic les difficultés d'exécution ;

- de présenter un bilan écrit chaque année sur l'exécution de la convention, à l'assemblée générale annuelle, ce bilan étant notifié à tous les copropriétaires, selon les modalités de l'article 11 du décret.

b) dans l'hypothèse où il a reçu la délégation prévue à l'article 41-2 de la loi :

- de respecter le contenu de sa délégation ;

- que ses décisions, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, soient prises à la majorité simple ;

- de rédiger les décisions sur un procès-verbal signé par les membres présents du conseil syndical ;

- de transmettre au syndic sa décision pour exécution.

Les syndicats coopératifs

La Commission recommande :

- en cas de transformation du syndicat des copropriétaires en syndicat de forme coopérative, de s'interroger préalablement sur l'opportunité de recomposer le conseil syndical en raison de sa mission et du nouveau mode de gestion, et, dans l'affirmative, de porter à l'ordre du jour de l'assemblée générale qui décide la transformation, la révocation du conseil syndical et la désignation d'un nouveau conseil ;

- à l'inverse, en cas de transformation du syndicat de forme coopérative en syndicat de droit commun, de veiller à ce que les membres du conseil qui seraient frappés des incompatibilités prévues à la première phrase de l'alinéa 6 de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 soient remplacés ;

- que l'assemblée générale veille à ce que soit déterminée la majorité nécessaire à l'élection ou à la révocation du syndic ou du vice-président ;

- que le conseil syndical se réunisse immédiatement après l'assemblée générale adoptant la forme coopérative, afin d'élire le syndic ainsi qu'un vice-président, pour éviter toute discontinuité dans la représentation du syndicat ;

- au conseil syndical, pour l'accomplissement de sa mission d'avis et de conseil, de faire appel si nécessaire à un technicien ;

- que le conseil syndical ne délègue pas un de ses membres pour remplacer le syndic.

Recommandation n° 13bis du 5 Janvier 2011 ci-annexée

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